התאמת ספק לקוח
 
פעילות מהותית של היחידה העסקית הינה מול לקוחות וספקי העסק. עריכת ההתאמה ספק לקוח הינה הכרחית ליום המאזן כדי להבטיח שבמאזן תיכלל היתרה הנכונה של חשבונות אלו.
פעולות שמבוצעות מול ספק/ לקוח יירשמו באותו סכום אך בצד הפוך בספרי העסק.
בספרי קונה הסחורה (הלקוח) ישנו חשבון ספקים אשר בו נרשמת ההתחייבות הנוצרת בגין רכישות מלאי בהקפה וכן התשלומים שנרשמו בגין הקניות. בספרי המוכר (הספק) ישנו חשבון לקוחות אשר בו נרשם חוב הלקוח הנוצר בגין המכירות בהקפה וכן התקבולים שנרשמו בגין המכירות.
 
הרישומים בספרי הקונה/ לקוח- חשבון ספקים:
 
האירועים שיירשמו בצד חובה:
תשלום לספקים, החזרות לספקים, הנחות מספקים
 
דוגמאות לפקודת היומן:
 
תשלום לספק
לחובת: ספקים
            לזכות: קופה      
 
החזרות לספקים
לחובת: ספקים
            לזכות: החזרות לספקים
 
האירועים שיירשמו בצד זכות:
קניות מספקים בהקפה.
 
דוגמא לפקודת היומן:
 
לחובת: קניות
            לזכות: ספקים
 
להלן סיכום האירועים בספרי הקונה/הלקוח- כרטיס ספקים
 

ספקים
חובה  +	זכות  -
תשלום לספקים	קנייה בהקפה
הנחה מספק
החזר לספק

 

 
הרישומים בספרי המוכר/ ספק- חשבון לקוחות:
 
האירועים שיירשמו בצד חובה:
מכירה בהקפה
 
דוגמא לפקודת היומן:
 
לחובת: לקוחות
            לזכות: מכירות   
 
 
האירועים שיירשמו בצד זכות:
החזרות מלקוחות, הנחות ללקוחות, תקבול מלקוח.
 
דוגמא לפקודת היומן:
 
תקבול מלקוח
לחובת: קופה
            לזכות: לקוחות
 
להלן סיכום האירועים בספרי המוכר/ הספק- כרטיס לקוחות
 

לקוחות
חובה  +	זכות  -
מכירה בהקפה	תקבול
	החזר מלקוח
	הנחה שניתנה

 
 
הגורמים להפרשים שבין היתרות בספרי ספק וספרי הלקוח
 
1. הפרשי עיתוי
במהלך העסקים, הצד היוזם את העסקה רושם אותה מיד עם התרחשותה ואילו הצד השני רושם את העסקה בקבלת התיעוד המתאים. דוגמאות:
א.  מכירה בהקפה, תרשם בספרי המוכר בעת בה הוא מוציא את חשבונית המס ללקוח. ואילו בספרי הלקוח הקנייה תרשם לאחר שיקבל את החשבונית מהספק.
ב. המחאה ששלח הקונה אל המוכר תרשם אצל הקונה (הלקוח) מיד עם הוצאתה, ואילו אצל המוכר (הספק) ההמחאה תרשם בעת קבלתה.
 
2.טעויות-
 טעויות ברישומים שנעשו בספרי הלקוח/ הספק.
  דוגמאות:
  שיבושי סכומים, רישום בחובה במקום בזכות ולהיפך, זיכוי או חיוב הספק/הלקוח הלא נכון וכו...

גיליון התאמה ספק/ לקוח
 
גיליון ההתאמה הינו נייר עבודה מחוץ להנהלת החשבונות של העסק. בעקבות גיליון ההתאמה יש לערוך את התיקונים הדרושים באמצעות פקודות יומן בספרים.
 
שלבים בהכנת גיליון התאמת ספק/לקוח
 

1. יתרה בלתי מתואמת לסוף תקופה- נקודת המוצא בגיליון ההתאמה תהיה היתרה הבלתי מתואמת לסוף התקופה בספרי הלקוח ובספרי הספק.
    
2. יתרת פתיחה מתואמת- יש לבדוק כי יתרת הפתיחה הינה בסכום זהה ובצד הפוך. כאשר יתרת הפתיחה אינה זהה, יש למצוא את הסיבה להפרשים ולסמן אותה.
   דוגמא: יתרת הפתיחה ל 01/07/10 בספרי הספק הינה 3,000 בחובה ואילו בספרי הלקוח 5,000 ₪ בזכות. בתאריך 02/07/10 נרשמה בספרי הלקוח הודעת זיכוי בסך 2,000 ₪ בגין הנחה מתאריך 30/06/10.
   במקרה זה, נסמן בספרי הספק את יתרת הפתיחה 3,000 ₪ בחובה, הזהה ליתרה בספרי הלקוח
   3,000=5,000-2,000.
   הערה: הודעת הזיכוי נרשמה כבר בספרי הספק בחודש יוני והיא כלולה ביתרה ל 01/07/10.
    
3. בדיקת האירועים שנרשמו- בדיקת שהאירועים נרשמו כראוי ובמועד. כאשר ישנה טעות בספרי הספק התיקון יהיה בגיליון העבודה בצד של ספרי הספק וכאשר הטעות הינה בספרי הלקוח התיקון יהיה בגיליון העבודה בצד של ספרי הלקוח. אירועים שנרשמו נכון יש לסמן V לידם  ולא לטפל בהם.
    
4. יתרה מתואמת לסוף תקופה- התוצאה של היתרה הבלתי מתואמת ותיקון הטעויות במהלך התקופה הינה היתרה המתואמת לסוף תקופה. בסוף גיליון ההתאמה אנו נקבל יתרה בסכום זהה ובצד הפוך בספרי הלקוח ובספרי הספק. כך לדוגמא אם היתרה המתואמת בספרי הלקוח הינה 50,000 ₪ בזכות, היתרה המתואמת בספרי הספק צריכה להיות 50,000 בחובה.
    
    
   רישום פקודות יומן בעקבות התאמת ספק/לקוח
    
   יש לרשום פקודות יומן לתיקון טעויות שנעשו בספרי העסק במידה והיו.
   בגין ממצאים שסיבתם הפרשי עיתוי אין צורך ברישום פקודות יומן, מכיוון שהפעולות יירשמו בספרים במועד מאוחר יותר.
   אך, כאשר התאמת ספק/לקוח נעשית לתאריך המאזן, יש להעביר בספרי העסק פעולות תיאום גם בגין הפרשי עיתוי וזאת על מנת להעמיד את יתרת הספק/לקוח על הסכום הנכון לתאריך המאזן.

דוגמא 1:
 
יובל הוא ספק של לנדאו. להלן כרטיסי החשבון כפי שנוהלו בספריהם לחודש 11/2010.
 
כרטיס חשבון לקוח לנדאו- בספרי יובל:
 

תאריך	פרטים	חובה	זכות	יתרה
01/11	י.פ.			0
03/11	מכירות	63,180
05/11	תקבול בשיק 57		12,000
07/11	החזרות		8,424
12/11	מכירות	147,420
14/11	החזרות		12,636
28/11	הנחות		7,020
30/11	מכירות	56,160

 
כרטיס חשבון ספק יובל- בספרי לנדאו:
 

תאריך	פרטים	חובה	זכות	יתרה
01/11	יתרת פתיחה			0
03/11	קניות		63,180
04/11	תשלום בשיק 57	12,000
07/11	החזרות	8,424
12/11	קניות		147,420
14/11	החזרות	12,636
29/11	תשלום בשיק 58	75,444

 
 
נדרש:
 
ערוך גיליון התאמה וקבע את היתרה המתואמת ליום 30/11

פתרון:
 
התאמת ספק/לקוח ליום 30/11/10:
 

פרטים	ספרי יובל		ספרי לנדאו
	חשבון לקוח לנדאו		חשבון ספק יובל
	חובה	זכות	חובה	זכות
יתרה בלתי מתואמת ל 30/11	226,680			102,096
החזרות			7,020
קניות שטרם נרשמו				56,160
הנחות שטרם נרשמו
תקבול		75,444
סה"כ	226,680	75,444	7,020	158,256
יתרה מתואמת		151,236	151,236

 
ספרי יובל- יתרה בלתי מתואמת ל 30/11:
63,180+147,420+56,160-12,000-8,424-12,636-7,020=226,680
 
ספרי לנדאו- יתרה בלתי מתואמת ל 30/11:
63,180+147,420-12,000-8,424-12,636-75,444=102,096
 
היתרה המתואמת בספרי יובל הינה יתרת לקוח לנדאו 151,236 בחובה.
היתרה המתואמת בספרי לנדאו הינה יתרת ספק יובל 151,236 בזכות.
 

דוגמא 2:
 
סלטי שמר הוא ספק של מכולת יעקב. להלן כרטיסי החשבון כפי שנוהלו בספריהם לחודש 11/2010.
 
כרטיס חשבון לקוח מכולת יעקב- בספרי סלטי שמיר:
 

תאריך	פרטים	חובה	זכות	יתרה
01/11	י.פ.			4,000 ח'
03/11	מכירות- חשבונית 248	450
05/11	שיק 57		585
07/11	מכירות- חשבונית 272	760
12/11	החזר מלקוח		150
14/11	שיק 60	110
28/11	הנחות		295

 
כרטיס חשבון ספק סלטי שמר- בספרי מכולת יעקב:
 

תאריך	פרטים	חובה	זכות	יתרה
01/11	יתרת פתיחה			4,000 ז'
03/11	קניות- חשבונית 248		450
04/11	שיק 57	585
12/11	החזרות	250
12/11	קניות חשבונית 272		670
14/11	שיק 60	110
29/11	שיק 75	380
30/11	קניות- חשבונית 699		1,660

 
נתונים נוספים:

1. הסכום הנכון בגין חשבונית 272 הינו 670 ₪.
2. סכום החזר הסחורה מתאריך 12/11 הינו על סך 150 ₪.
3. חשבונית מס מספר 699 הינה בגין קניות מספק אחר בשם שמרי אפייה.
    
    
   נדרש:
    
   א. ערוך גיליון התאמה וקבע את היתרה המתואמת ליום 30/11
   ב. רשום פקודות יומן לתיקון כתוצאה מההתאמה.

פתרון:
 
א. התאמת ספק/לקוח ליום 30/11/10:
 

פרטים	ספרי סלטי שמר		ספרי מכולת יעקב
	חשבון לקוח		חשבון ספק
	חובה	זכות	חובה	זכות
יתרה בלתי מתואמת ל 30/11	4,290			5,455
סטורנו- חשבונית 272		90
סטורנו החזר 12/11				100
סטורנו שיק 60		220
הנחה 28/11- טרם נרשמה			295
שיק 75- טרם נרשם		380
סטורנו חשבונית 699			1,660
סה"כ	4,290	690	1,955	5,555
יתרה מתואמת		3,600	3,600

 
ספרי סלטי שמר- יתרה בלתי מתואמת ל 30/11:
4,000+450+760+110-585-150-295=4,290
 
ספרי מכולת יעקב- יתרה בלתי מתואמת ל 30/11:
4,000+450+670+1,660-585-250-110-380=5,455
 
היתרה המתואמת בספרי סלטי שמר הינה 3,600 בחובה.
היתרה המתואמת בספרי מכולת יעקב הינה 3,600 בזכות.
 
ב. פקודות יומן מתקנות
 
ספרי סלטי שמר
 
א. לחובת: מכירות           90
                        לזכות: לקוחות    90
 
סטורנו חשבונית 272
 
ב. לחובת: קופה   220
            לזכות: לקוחות    220
 
סטורנו שיק 60 (נרשם הסכום הנכון בצד ההפוך)
 
 
הערה: בגין שיק 75 שטרם נרשם, אין לרשום פקודת יומן מכיוון שההמחאה טרם התקבלה. ההמחאה תרשם כשהיא תתקבל.
ספרי מכולת יעקב
 
א. לחובת: החזרות לספקים                       100
                        לזכות: ספקים                 100
 
ב. לחובת ספקים (סלטי שמר)                    1,660
                        לזכות: ספקים (שמרי אפייה)          1,660
 
הערה: בגין ההנחה מ 28/11 אין לרשום פקודת יומן מכיוון שטרם התקבלה הודעת הזיכוי מהספק. כשתתקבל הודעת הזיכוי תרשם ההנחה.